Come preparare una fiera di Successo! Parte II

Come preparare una fiera di Successo! Parte II

Qualche articolo fa, ti ho parlato di come sia possibile organizzare una Fiera di successo, di cosa si debba fare affinché tempo, energie e denaro non vengano investiti a vuoto. Se ancora non hai letto l’articolo, ti consiglio di farlo sono sicuro ti sarà molto utile: clicca qui

Ma ricapitoliamo brevemente quanto ti avevo detto.

In quell’articolo, ti avevo chiaramente spiegato che vi sono 3 modi per partecipare ad una Fiera:

  1. Come espositore
  2. Come visitatore
  3. Organizzando un evento fuori salone in contemporanea alla fiera

Ero stato ancora più preciso, dandoti come esempi delle specifiche situazioni nelle quali potresti facilmente trovarti:

  1. Espositore in una fiera all’estero oltre Oceano
  2. Visitatore sempre ad una fiera all’estero, in Europa
  3. Organizzando un evento fuori salone in Italia precisamente a Milano

Ti ho descritto in modo dettagliato il 1 caso( espositore alla fiera d’oltre Oceano, era a Las Vegas per l’esattezza, città teatro ove si svolgono fra le Fiere più importanti al mondo), ma non ti ho parlato delle altre due situazioni che andiamo ad analizzare in questo articolo.

Prima però di proseguire, ti chiedo cortesemente, una volta terminata la lettura, se ti è piaciuto e hai trovato utile l’articolo di condividerlo sui social network che t’interessano di più!

Ti ringrazio anticipatamente per questo 😉

Torniamo alla Fiera. Come cosa principale, ti ho subito detto che devi avere una persona preposta dell’ufficio comunicazione o comunque delle pubbliche relazioni o che abbia un ruolo similare a questi, che si occupi dell’organizzazione della Fiera e della coordinazione degli eventi e dei partecipanti.

Nell’analizzare anche i casi 2 e 3, la premessa resta sempre la stessa: affiancare al collaboratore o ai collaboratori che partiranno per la Fiera (o a te naturalmente, se decidi di partecipare personalmente),la persona che si occuperà di organizzare e coordinare il tutto con loro. Perché, come ti ho già spiegato in precedenza, tu, imprenditore, non puoi essere tuttologo e non possono esserlo neanche i tuoi dipendentied è giusto che ci sia una persona preparata ad adempiere a queste mansioni.

Bene, ora parto con l’analizzare il caso 2, partecipare alla Fiera da Visitatore. Non prendere mai “ sotto gamba” l’organizzazione della Fiera solo perché non esporrai ma andrai da visitatore appunto, in quanto, se il tutto è ben organizzato, otterrai ottimi risultati a costi contenuti, ma bisogna farlo rispettando i tempi e non all’ultimo momento.

La Fiera, che tu esponga o la visiti, è un momento dove fare non solo nuovi incontri, ma rivedere persone che conosci già e, delle quali per i più svariati motivi, non si hanno, ad esempio, più rapporti; oppure vedere clienti o fornitori con i quali si collabora, ma s’interagisce più tramite  internet che vis à vis a causa delle distanze.

Premesso questo inizi l’organizzazione. Come prima cosa al collaboratore/trice che coordina il tutto, devi far verificare l’elenco espositori, controllare se ci sono contatti di tua conoscenza che t’interessa incontrare. In tal caso, fai prendere un appuntamento principalmente con quelli con i quali hai relazioni lavorative attive, mentre con quelli che conosci ma non collabori più fai prendere nota del numero di stand e magari passerai a trovarli per un saluto fra un incontro e un altro, sempre se li ritieni comunque utili. Se invece, al contrario, intendi con questi ristabilire dei rapporti, allora sicuramente concordare l’incontro è cosa opportuna.

Poi si passa alla verifica di quali, fra gli espositori che non conosci, possano interessarti per intrecciare del nuovo business e quindi richiedere un  appuntamento.

Nota bene: ormai tutti, o quasi tutti i siti fieristici, una volta iscritto, danno la possibilità di mettere in contatto espositori e visitatori creando un agenda on-line, in questo modo il lavoro si semplifica molto. In queste agende puoi già vedere la disponibilità di giorno e orario dell’espositore di tuo interesse, e con un click prenotare l’incontro. Ricorda che l’agenda deve essere organizzata in modo da non creare giornate troppo fitte, si deve avere il tempo di dialogare con calma con gli interlocutori, esporre bene i propri progetti o prodotti o servizi e quant’altro. Si devono calcolare anche i tempi per gli spostamenti all’interno del polo fieristico che, se è di dimensioni notevoli, portano via del tempo e energie. Per questo è bene che si cerchi di raggruppare gli incontri anche per aree così da ottimizzare i tempi e lo stress.

Ecco perché è necessario organizzarsi per tempo, perché creare l’agenda con gli incontri è importante, visualizzare i contatti non è semplice a volte possono essere migliaia, a volte puoi ricevere a tua volta già da loro richiesta d’incontro. Se inizi anticipatamente hai più possibilità di trovare disponibilità di giorni e orari in base anche alle tue esigenze.

Inoltre, sarebbe meglio, che alla Fiera si andasse in due. Questo perché le Fiere sono pesanti e c’è molto da fare, suddividere il lavoro in due snellisce molte cose: si possono organizzare più incontri, portare più materiale informativo e ammortizzare i costi! Fra poco vedremo come.

Un consiglio importante che voglio darti è che più la Fieraè grossa, conosciuta, più eventisaranno organizzati. Alcuni di questi sono più rilevanti di altri, se hai la possibilità di ottenere un invito o più inviti ( se alcuni sono in contemporanea e siete in due ancora meglio, vi potete dividere), partecipa, partecipa sempre! Sono un momento di pubbliche relazioni pure, che possono portare più profitto di un incontro allo stand! Questo perché, durante i “party”, le persone sono più rilassate, si mangia e beve e gli atteggiamenti sono anch’essi più “easy”, più sciolti, così si  tende a  parlare di più, ed è più facile intrecciare possibili futuri legami professionali ovviamente.

Ti accennavo ai costi: per prima cosa sapendo già da tempo quali sono le Fiere alle quali parteciperai, prenotare in tempo biglietti aerei o ferroviari e camera d’albergo ti consente di risparmiare. Oggi, con le prenotazioni on-line, trovi tariffe vantaggiose sui biglietti relativi ai mezzi di trasporto, se prenoti con buon anticipo puoi trovarli a costi davvero vantaggiosi.

Lo stesso vale per l’albergo: se siete in due, una camera doppia costa meno di una camera singola o doppio uso singola. Come ti avevo già anticipato nell’altro articolo, l’ente fieristico crea sempre delle convenzioni con gli hotel, partendo da quelli situati più vicini ad essa sino a quelli situati in centro città.

Diciamo che prima prenoti meglio alloggi! E’ sì, perché hai più scelta sull’hotel, che ti consiglio vicino alla fiera dato che lì passi la maggior parte del tempo. Per andare in città e siete in due o gruppetto ( perché poi, si sa, s’incontra chi si conosce già o si stringono nuove amicizie), dividere un taxi non è poi così costoso, se però i mezzi pubblici funzionano bene, e non è neanche pericoloso,  puoi utilizzarli tranquillamente con un notevole risparmio ( come a Londra, Parigi e Mosca ad esempio).

Quando si è in due, anche il materiale lavorativo da portare è importante: intanto dividerselo è meglio che pagare la franchigia di superamento del peso, ad esempio, che con le compagnie aeree low cost può costarti più di quanto hai speso per i biglietti ( dai un’occhiata a Ryanair).

Per il materiale mi raccomando: nonostante viviamo nell’era digitale, i biglietti da visita restano sempre al 1 posto della classifica “materiale lavoro” da mettere in valigia! Non c’è Wi-Fi fieristico, QR Code o atre App che sostituiscano il biglietto da visita! Anzi, dalla creatività del tuo biglietto, soprattutto i neo interlocutori, si fanno già un’idea di te e della tua azienda.

Come materiale informativo consiglio sì anche il cartaceo, ma in numero molto contenuto, è la “ruota di scorta” ,definiamolo così. Sì a  presentazioni da fare via Tableto mini PC portatili e , naturalmente, sì anche a qualche gudget leggero, come penne biro o chiavette USB che contengono informazioni aziendali, da regalare come omaggio a termine degli gli incontri.

Ricordate di terminare tutto il materiale informativo, se potete, perché tornerete” a casa”  con il materiale informativo  degli espositori e probabilmente anche con alcuni loro gudget, insomma praticamnte “ lasciate un carico” per acquisirne uno nuovo.

Dato che in questo caso specifico la Fiera si tiene all’estero ( certo anche se fosse in Italia lo puoi fare, ma quando si partecipa ad una Fiera nel proprio paese, è meglio concentrarsi solo su quella), magari in una della bellissime città europee da Londra a San Pietroburgo a Parigi e così via, sarebbe opportuno prolungare il soggiorno di uno o due giorni per organizzare degli appuntamenti in loco interessanti . E’ opzionale naturalmente, ma è un’opportunità che è bene non lasciare.

Potreste incontrare chi per voi potrebbe rappresentare una buona occasione per creare del new business e, magari, non partecipa neanche alla Fiera perché o non rientra in quel settore, oppure perché non interessato. Fuori dal contesto fieristico, si possono organizzare appuntamenti con altre società grosse, che possono dedicarti l’attenzione che meriti , senza confusione o distrazione

Una volta che s’investe per questo genere di trasferta, è buona cosa farlo al meglio: prolungare il soggiorno di uno o due giorni ,non va ad intaccare la voce “spese”d i tuoi bilanci, anzi se comunque avevi in programma anche il viaggio all’estero, nella stessa città ove si svolge la Fiera, organizzando dei meeting eviti di dover tornare ed avere ulteriori esborsi per l’acquisto di nuovi biglietti e pernottamento. Fra l’altro, se si parte i giorni successivi alla Fiera, gli alberghi fanno tariffe “stracciate”, possono anche regalarti una notte o darti camere di categoria superiore ( ti presentano subito un’ottima offerta da quando decidi di prenotare), e anche il costo dei voli si abbassa notevolmente perché minore è la richiesta.

Ma passiamo alla 3 soluzione:organizzare una evento fuori salone o parallelo allo svolgimento della Fiera.

Intanto facciamo una precisazione: il Fuorisalone si sviluppa in contemporanea alle fiere più importanti dei settori modadesign, in particolare a Milano, dove si trova un vero e proprio mini polo fieristico, con all’interno allestimentiinstallazionieventi, che si svolgono in parallelo, cioè in contemporanea alla Fiera principale ( ad esempio Il Salone del MobileMilano Fashion Week ecc).  Oggi, il Fuorisalonesi è diffuso un po’ ovunque, non solo in Italia ma anche all’estero,con modalità diverse ( si veda Roma, Firenze, New York, Parigi, Londra ecc).

Iniziato un po’ in sordina, nell’ultimo decennio a preso piede diventando tanto importante quanto l’evento principale. La crisi iniziata nel 2008, ha fatto sì che le aziende, soprattutto quelle con marchi a diffusione minore, meno conosciute nei vari settori, per continuare a svilupparsi, a crescere, attraverso “modalità” aventi costi contenuti ( le Fieresono eventi fra i più costosi ai quali partecipare), sono riuscite a ripopolare aree urbane milanesi, per lo più di tipo commerciale, che stavano rischiando l’abbandono causato da chiusure e fallimenti di esercizi commerciali. Ci sono riuscite prendendo in affitto a costi accessibili i palazzi di queste zone quasi “deserte” ormai,coinvolgendole in attività legate alla Fieradel momento, ma attraverso presentazioni aziendali diverse rispetto a quelle offerte dalla Fieraprincipale. Il successo che ne è derivato nel giro di pochi anni, è stato talmente forte che alla fine quelle aree sono state adibite proprio per presentazioni alternative permanenti, mantenendo sempre gli standard iniziali ( costi contenuti presentazioni originali, eventi ecc). Ovvero, essendo aree per le aziende minori come le PMI e le start-up, non si presentano come come classici espositori, ma in modo originale attraverso appunto delle installazioni, oppure mostre, o eventi d’effetto.

Diciamo che la web communication, in questo caso, ha contribuito molto al successo di questo modo alternativo di partecipare ad una Fiera.

Indubbiamente, anche per questo tipo di evento, necessiti di agire in anticipo nell’organizzazione: sicuramente, qualsiasi sia il tipo di settore alla quale la tua azienda appartenga, ciò che ti suggerisco di fare è di affittare una location particolare, e trovarla non è semplice , ti ci potrebbe volere anche un anno!

Certo, perché deve essere in una posizione strategica, disponibile nel giorno e ore che vuoi tu e non essere eccessiva nei costi. Tieni presente che se opti per organizzare una festa, il budget disponibile per questo investimento deve essere abbastanza sostanzioso.

Ti consiglio di organizzare un evento di nicchia, per il quale manderai via sì 200/500 inviti ( esempio minimo, nel senso che il numero delle non adesioni è sempre superiore al numero delle adesioni ufficiali, poi all’evento si presenta anche chi non ti aspettavi o aveva detto no). La cosa più importante è che all’evento partecipino le persone che realmente t’interessano, gli altri sono solo un contorno, per ciò, che ci siano o meno, a poca importanza.

Ti suggerisco una location già arredata, di medie dimensioni, contenuta nei costi, posizione strategica e particolare. Tu mi dirai , come faccio a trovarla con tutte queste caratteristiche? E’ come cercare una casa: per questo ti serve una persona fidata che si occupi di questo, che vagli i posti e vada personalmente a vederli. Potrebbe richiederti, alla peggio, anche un anno trovare il luogo giusto, se sei fortunato, oppure anche meno.

Trovato il posto, devi pensare ad un tema o soggetto per l’evento, esso ti serve per mostrare ai tuoi ospiti il valore aggiunto che offre la tua società, che può essere un prodotto, ad esempio, o un servizio. Un ampliamento aziendale o la presentazione di una sede all’estero, una join venture, qualunque cosa sia devi stupire!

Ricordi quando hai organizzato il tuo matrimonio? Bene, fai conto che le tempistiche sono più o meno uguali: ti consiglio di mandare gli inviti, anzi una sorta di pre-inviti, 3 mesi prima e ti consiglio di inviarli via internet, e non cartacei via posta normale ,se vuoi dare un taglio moderno al tuo evento. Fra l’altro, con il cartaceo, capita sempre più spesso che vadano persi o le persone li eliminino scambiandoli per pubblicità. Via e-mail, utilizzando i sistemi di e-mailing, puoi effettuare invii veloci e ben fatti ( ad esempio utilizzando GetresponseMailChimpMailup ecc). Con il primo invio non avrai molte reazioni, nel senso non riceverai molte risposte perché è presto, però una prima idea te la fai. Lascia passare una ventina di giorno e poi ricomincia ( non mandarne troppi però), ti consiglio di non superare le 3/4 volte al massimo. Per ottenere ulteriori risposte è necessario passare al metodo tradizionale: mettere un paio di persone al telefono e richiamare quelli che non hanno risposto o lasciato in sospeso.

Come giorno e orario, dato che è in parallelo alla Fiera, e intendi organizzare un evento divertente, ti dico che i , ideali nei quali organizzare il tutto sono o  il 2 giorno di Fiera( molto gettonato), o  il 3 giorno ma non andare oltre ( la durata media di una Fieraè in genere di 4 giorni circa, dove il primo è il più “gettonato”, mentre l’ultimo giorno, al contrario, non è mai richiesto ovviamente, perch è come la “ domenica de Il Sabato del Villaggio”). Puoi scegliere anche una mattinée, ovvero di farlo in orario pranzo ( da mezzogiorno alle 14,00/14,30).Oppure un tardo pomeriggio, inizio fra le 18,30/19,00 così, prima che finisca la Fiera,le persone vengono dirette da te per l’aperitivo, il tuo evento.

In entrambi le situazioni, puoi organizzare come catering con buffet da aperitivo, senza l’aggravio delle portate di un pranzo o cena che piacciono meno.

Naturalmente, abbinati a tartine e tramezzini, ti consiglio la presenza di due primi piatti, e mi raccomando essendo l’Italia il paese del buon vino e del buon cibo, scegli pietanze nostrane e semplici, non cose strane ma cose buone! Non lesinare su questo, perché ricorda che sarà per quello e quanto hanno bevuto e mangiato che gli invitati si ricorderanno di te, e di te parleranno bene o male! Lo so sembra strano ma è la pura verità!

Per ciò fai del cibo e degli abbeveraggi il tuo punto di forza, a seguire il resto (intrattenimento, allestimento, presentazione ecc).

Ricordati di comunicare mediaticamente il tuo evento: comunicato stampa, senza inserire naturalmente l’elemento sorpresa che rivelerai solo durante il party, con invito ai rappresentanti media che vorrai presenti. Oltre all’invio via e-mail, ricorda di far contattare telefonicamente anche i giornalisti e i blogger con i quali hai già dei rapporti per avere un riscontro più immediato, in questo modo dimostri che tieni particolarmente ad alcuni di loro. Ricordati anche di preparare la cartella stampa e gadget da distribuire durante la festa. No dimenticare d’inserire una landing page sul tuo sito aziendale riguardante il “”tuo fuori salone” e naturalmente di promuoverlo sui social che preferisci. Attenzione però: nel diffondere tale notizia, ricordati di precisare che l’evento è solo su invito. Metti comunque un recapito per poter ricevere richieste e fare informazioni, potrebbe contattarti qualcuno che, interessato alla tua azienda, potrebbe presentarsi a te come un potenziale cliente o fornitore o distributore o altro, ed escluderlo sarebbe un peccato.

Se hai intenzione di presentare tu in prima persona la novità che riguarda la tua azienda, e sai di non essere un buon oratore perché magari sei un timido, allora cerca e preparati con un buon coach ad hoc, con una figura che si occupa proprio dell’immagine di persone che hanno difficoltà nell’affrontare le loro debolezze e la conseguente timidezza e insicurezza. In questo modo, eviti di fare brutte figure. Se affidi la presentazione del tuo evento ad altri, allora assicurati sia la persona giusta, non ti è concesso sbagliare in questo contesto, potrebbe esserti fatale.

Ogni dettaglio deve essere controllato. Perché organizzare un fuori salone, un evento, non ammette errori, se sbagli il tuo investimento può costarti  caro sotto tutti i punti di vista: aziendale, economico e anche di salute ( richiede molte energie e calma).

Bene, l’argomento fiere per ora termina qui. Se dubbi affollano la tua mente, o desideri altre informazioni contattami, sarò davvero contento di poterti rispondere!

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