Come preparare una fiera di successo!

Come preparare una fiera di successo!

La pianificazione delle fiere rientra nel tuo marketing plan annuale ed incide più di quanto pensi sul tuo budget e se non ha un ritorno per te diventa un investimento a vuoto, sei pronto a scoprire come fare affinché ciò non ti accada o non ti capiti più?Allora leggi con attenzione quanto sto per svelarti.

Scommetto che ti è già successo di tornare da una fiera insoddisfatto, perché non hai raccolto come speravi, o perché l’organizzazione della fiera stessa era scadente e tanto altro ancora.

Già, ma tu come hai seminato? Perché è questo il problema fondamentale di quando rientri da giorni estenuanti chiuso in immensi saloni con quelle terribili luci al neon, la moquette che ti appesantisce le gambe, senza voce per il troppo parlare , col mal di schiena perché magari il materasso dell’hotel non era comodo, ma soprattutto deluso perché non è andata come speravi.

E’ il momento di porti questa fondamentale domanda:”La pianificazione delle fiere é pronta da un anno, vediamo quando ho iniziato a preparare il tutto? Ma, forse dieci/quindi giorni fa? Si, … forse, tutto quel tempo dedicato per poi finire così? Che delusione, basta non ne farò più !”.

Ecco appunto è qui che ti sbagli: il tempo che gli hai dedicato è stato pochissimo! Non puoi pensare che in dieci o quindi giorni riesci ad allestire bene uno stand, organizzare incontri, comunicare la tua partecipazione al mondo, preparare materiale e chi più ne ha più ne metta. Ci vuole tempo e continuità.

Devi lavorarci in modo costante, nulla deve essere fatto di fretta o lasciato al caso , seguire le tempistiche della fiera stessa, o saranno soldi, tempo e anche salute persi.

Partiamo dall’inizio, dalla stesura del tuo marketing plane quindi dalla pianificazione per l’anno nuovo: tu, con il tuo staff vendite e marketing, decidi che le fiere alle quali valga veramente la pena partecipare siano ad esempio 3, delle quali due sono all’estero, supponiamo una in Europa– Inghilterra per la precisione a Londra, l’altra oltre Oceano in USA– Las Vegas( lì si svolgono moltissime fra le fiere più importanti del mondo), e l’altra in Italia Milano.

Non ho scelto il numero a caso, è per mostrarti che puoi partecipare a tali eventi in modi diversi portando a casa ottimi risultati organizzandoti seriamente.

Vediamo come:

Prima di cominciare però devo chiederti un favore… creare questi articoli  richiede un lavoro enorme e la cosa che più mi soddisfa è vederli leggere da più imprenditori possibili che una volta terminato l’articolo avranno raggiunto una maggior consapevolezza, o avranno imparato qualcosa di nuovo. Mi piace aiutare, ed è per questo che ti chiedo di condividere questo articolo nel tuo canale social preferito.

  • In USA Las Vegas, data l’importanza dell’evento e vista la distanza, decidi di partecipare come espositore per ciò con tanto di stand.
  • In Inghilterra Londra decidi di partecipare alla fiera non come espositore ma come visitatore, programmando degli appuntamenti.
  • In Italia Milano invece organizzi un evento “fuori salone” o collaterale alla fiera.

Come prima cosa sappi che in tutti e tre i casi hai bisogno di una persona dell’ufficio comunicazione o dell’ufficio marketing che generalmente si occupa di comunicazione e media relation dedicata all’organizzazione della fiera e funga da collante fra l’ente organizzativo e il tuo staff delle vendite e del marketing.

Tale persona si prenderà carico delle informazioni che l’ente fieristico le manderà da quando vi siete iscritti in avanti, di comunicare le attività ai colleghi e di tutto quanto serva per organizzare di volta in volta la partecipazione tua e dello staff.

In questo articolo ti analizzo il caso più impegnativo, la partecipazione ad una fiera internazionale come espositori.

La persona che hai scelto come prima cosa ha un budget di spesa a disposizione da utilizzare e anche un margine entro il quale può oscillare( è bene lo abbia in quanto capita spesso che ci siano modifiche che richiedano un ulteriore investimento economico).

Oggi grazie alla tecnologia è molto più semplice organizzare una fiera, soprattutto quando questa è all’estero, tanto che ormai il contatto il tuo “adepto/a” lo prende via web site.

siti delle fiere sono fatti generalmente molto bene, per esperienza personale ti dico che può capitare ci sia anche quello poco funzionale ma in genere devo dire che sono molto rari.

Nel website, nella parte relativa agli espositori, si presentano dei format d’iscrizione dove vengono richieste le generalità della tua azienda, il numero delle persone che saranno presenti in loco, i costi e le modalità di pagamento.

I costi variano in base alle dimensioni dello stande al suo posizionamentoanzi sappi che quest’ultimo è più importante della grandezza dello stand.
Naturalmente la scelta dipende non solo dal budget disponibile ma anche da cosa vuoi organizzare presso il tuo stande dall’afflusso di persone che ti aspetti. Pensa a quanto agevolmente vuoi muoverti e diciamo anche da quanto vuoi impressionare i visitatori: uno stand grande (allestito bene se no non ha senso ma questo lo vediamo fra un po’) e ben posizionato è il “top” e fa un’ottima impressione a chi lo vede, è l’abito che fa il monaco come si suole dire.

Compilati i format burocratici tu e il tuo staff iniziate a scegliere lo stand.

Nota bene: se in azienda hai personale preposto alla grafica o hai un’agenzia di fiducia alla quale ti appoggi per grafica e produzione di materiale promozionale, un consiglio che ti do è questo: rendilo  partecipe della scelta perché in quel momento devi già decidere o avere un’idea di come vuoi allestirlo e loro possono aiutarti con ottimi suggerimenti.

Infatti una volta scelto lo spazio proposto dall’ente fieristico ( ti mandano una piantina dettagliata a volte anche in 3D) ti vengono proposti i loro partner per gli allestimenti che , essendo partner, hanno prezzi agevolati. Se vuoi trovare qualcun altro al di fuori della fiera e magari più concorrenziale puoi farlo, intanto però con il catalogo che hai a disposizione hai un’idea di come potresti procedere con gli arredi.

L’allestimento è importante: devi avere un back office dove poter posizionare il materiale e un front office in ordine, se possibile con un angolo adibito a salotto per gli incontri più importanti,le altre postazioni possono essere o in piedi con desk, o con  sgabelli e desk, sono ottimi per ottimizzare gli spazi. E’ importante tu abbia sempre un desk di accoglienza dove poter posizionare la persona che si è occupata dell’organizzazione della fiera( ha concordato gli appuntamenti e coordinato gli eventi  se ne hai ), inoltre fa buona impressione e piacere alle persone che hanno interagito con lui/lei poterlo/a conoscere e dare un volto alla voce o alle e-mail.

Mi raccomando nello stand devono essere presenti i colori dell’azienda e Logo ben in evidenza, insomma devi essere un neon, un faro nella notte.

Definiti stand ( dimensioni – posizione – allestimento) si passa nuovamente all’on-line e cioè al profilo espositorequindi al profilo della tua azienda.

Oggi in questi campi hai la possibilità di andare a caricare, oltre alla classica breve descrizione della tua società, anche un video promozionale, il logoimmagini, il comunicato stampa aziendale e persino la cartella stampa.

Il mio consiglio è: oltre al Logo carica video e comunicato stampa aziendale, ma devono essere realizzati a regola d’arte. Un altro campo che deve essere ben compilato è quello relativo alle figure aziendali più importanti che saranno presenti alla fiera e il loro periodo di permanenza, potrebbe essere che le persone si alternino.

Se la durata media di una fiera è di 4 giorni solitamente i  primi due/tre sono i più impegnativi e ricchi di eventi quindi si necessita la presenza di più persone. Lo stesso vale per te: sei il CEO e certamente restare lontano dalla tua azienda troppo a lungo può portare delle difficoltà, così decidi di partecipare i primi due giorni mentre per tutto il restante periodo ci saranno il tuo direttore vendite e quello marketing con il loro staff. Inoltre la persona preposta a prendere gli appuntamenti può benissimo essere il tuo riferimento in questo così da filtrare meglio gli incontri ( il boss deve farsi desiderare 😉 ).

Terminata la parte di preparazione si prosegue con l’agenda appuntamenti: a mano a mano che espositori visitatori s’iscrivono, l’ente fiera crea un’agenda e dei match di compatibilità ( un po’ come nei siti d’incontri on line ) dove domanda e offerta possono fare richiesta d’incontro. Naturalmente essendo la fiera rilevante è bene che fai contattare anche i tuoi clienti e fai loro presente che sarai lì e che se ci saranno sarebbe interessante vedersi. Non voglio smettere di ricordarti e sottolineare che la fiera ti serve sia per acquisire nuovi clienti o nuove collaborazioni ( insomma ampliare i contatti ) ma anche rappresenta un momento di pure public relation con i tuoi attuali contatti ( siano essi collaboratori o fornitori o distributori dipende dal tipo di fiera alla quale partecipi).

Hai pronto il materiale da inviargli? Come quale? Un invito ben fatto da mandare via e-mail e perché no anche via WhatsApp dove comunichi che la tua azienda sarà in questo caso a “Las Vegas dal – al, presso lo stand numero fila y“ ecc e che ad attenderli ci sarà una sorpresa ( parleremo fra un po’ anche di questo).

Naturalmente l’invito, stilato diversamente, è il caso che lo mandi anche ai mediablogger, redattori, giornalisti), a quelli con i quali hai già in atto dei rapporti e ti interessa fargli sapere che anche tu, imprenditore-azienda, sarai a quell’evento e gli alleghi un comunicato stampa aziendale.

A questo punto però ti illustro due vie A e B:

A) Se hai deciso di partecipare a questa fiera solo per ampliare le tue relazioni (nuovi clienti, fornitori ecc) e non hai novità da comunicare, qualcosa per attrarli devi averla in ogni caso, l’invito sarà aperto cioè senza dare loro un appuntamento preciso ( ad eccezione per le persone che t’interessano particolarmente).

B) Se invece oltre che per il motivo sopra detto vuoi cogliere l’occasione con la partecipazione alla fiera di comunicare una novità allora qui devi valutare se vuoi organizzare una conferenza stampa o mini evento presso lo stand

Che sia una conferenza stampa o un mini evento( ad esempio un cocktail privato e chiuso cioè solo per coloro che hanno l’invito specifico per questo) ti devi organizzare in modo eccellente affinché l’effetto sorpresanon perda la sua efficacia. Qualunque sia la notizia che vuoi comunicare devi farlo al meglio! Ti suggerisco d’indire una conferenza stampadove inviti i mediacon i quali hai già dei rapporti e valuta se sia il caso di dare l’esclusiva a uno di loro ( il più importante naturalmente) e poi ti accordi – o meglio la persona preposta a farlo- con l’ufficio stampa della fiera.

Ci sono fiere che a mano a mano che i giornalisti si accreditano ti inoltrano l’elenco aggiornato, tu cogli l’occasione per mandare loro l’invito stampa,ovviamente senza il comunicato che hai preparato per l’evento se no ti “brucila notizia”.
Nel controllare la lista poni attenzione a quali siano i media più rilevanti per il tuo business, gli stessi che poi andrai a contattare direttamente, anche al telefono, per organizzare delle interviste. Ti accorgerai che molti di loro, una volta visto l’invito, se interessati, non esiteranno a contattarti.

In base al tipo di mercato nel quale la tua azienda opera inviti alla conferenza stampa oltre ai media anche clienti o partner o distributori più importanti.
Ti suggerisco di organizzare la conferenza stampatenendo conto della differenza di orario fra ItaliaUSA ( in questo caso, ricordati che sei a Las Vegas e c’è una differenza di fuso di 8 ore) perché, una volta terminata la conferenza e svelata la notizia invierai il comunicato stampa a tutti e se in Italia è mattino o l’alba hai la possibilità che la notizia venga pubblicata il giorno stesso. Questi sono dettagli importanti da non sottovalutare.

Per ciò, come ormai hai capito dai miei precedenti articoli, mi piace riassumere i punti importanti:

  • Stand: posizione,dimensioni e allestimento. Ben visibile il Logo, se possibile creare un’area riservata per gli incontri più importanti, avere sempre un desk di accoglienza/accreditamento
  • Compilazione profilo aziendale espositore: allegare un video professionale e un comunicato stampa aziendaleFai attenzione NON allegare il comunicato che annuncerà le novità che verranno dichiarate durante la conferenza stampa.
  • Compilazione riferimenti delle personeche saranno presenti in fierae con le quali prendere gli appuntamenti
  • Inviti di 2 tipologie:

invito  stampa– specifico con data e ora per conferenza stampa

invito clienti/partner/distributoricon data e ora per i VIP, generico per gli altri

  • Conferenza Stampa:da organizzare il 1 o 2 giorno di fiera, se sei oltre Oceano ricordati che al termine di questa dovrai lanciare il comunicato e sarebbe ottimale far sì che arrivasse alle varie redazioni italiane in tempo per la messa in stampa del giorno stesso.

Cosa manca a tutto questo?

Due cose: il materiale informativoe naturalmente il Cibo! Sì, hai capito benissimo!

Ti voglio svelare un segreto fondamentale: non c’è nulla di più accattivante quando si realizza una conferenza stampa o un mini eventodella presenza di un buffet! E’ il jolly che ti assicura la presenza di buona parte dei tuoi invitati! Naturalmente questo “dettaglio” deve essere ben evidenziato negli inviti.

Anche durante lo svolgimento quotidiano della fiera impressiona sempre positivamente offrire qualcosa da bere o da mangiare a chi viene al tuo stand, che sia dal semplice caffè a un prodotto tipico del Made in Italy.

Il cibo da sempre rappresenta una grande ed importante attrattiva, per questo deve considerarsi parte integrante dell’attività fieristica! E’ risaputo che gli affari migliori si chiudono a tavola, la convivialità è un elemento rilevante. Inoltre è proprio negli stand italiani che i visitatori si aspettano di trovare le proposte culinarie migliori.

Non ti sto dicendo che al tuo stand debba presenziare uno chef di “grido” come il grande Canavacciuolo, di recente si è posizionato al 31 esimo posto della classifica dei migliori chef al mondo, come puoi leggere in questo articolo pubblicato su Repubblica poco tempo fa, ma portare con te qualche pietanza, magari come detto sopra tipica italiana, aumenta le possibilità di ottenere più affluenza e ottimi risultati.

Considera che oggigiorno trasportare alimenti anche nei paesi più lontani non è impossibile, oggi si trasportano pure le mozzarelle di bufala in Cina in sole 24 ore.

Anche accordarsi con un catering del luogo è un’ottima strategia: vedere durante la conferenza stampa un buffet ben allestito e qualcuno che serve non solo fa un’ottima impressione ma permette a te e al tuo staff di dedicarvi con maggiore tranquillità agli ospiti; e poi ammettiamolo non è “carino” vedere gli ospiti “fai da te” o qualche manager della tua azienda che serve anche solo da bere, la raffinatezza vuole la sua parte e su questo è bene non lesinare mai!.

Altro elemento al quale dedicare attenzione è il materiale informativo da portare in fiera: i Tablet sono ottimi per mostrare video e immagini, hanno le giuste dimensioni, sono veloci. Ricordati di tenere sempre con te il carica batterie. Verifica che il tuo sito sia sempre aggiornato e visualizzabile su tutti i dispositivi dal PC allo Smartphone.  Avere salvati nei cloud immagini, grafici e video di ottima qualità ed eventuali brochure e preventivi da inviare subito via e-mail ai potenziali nuovi clienti.

Biglietti da visita a volontà cartacei e non, un po’ li spedirai un po’ li porterai con te ( lo stesso vale per il tuo staff) , devono essere inesauribili.

Come cartaceo suddividi fra mini brochure flyer chiavette USB (che sono pratiche e il visitatore può anche riutilizzarle, sono leggere e non occupano spazio). I gadget sono importanti: penne, borsepalline anti stress insomma qualsiasi cosa va bene basta sia personalizzata con logo e dati della tua azienda (indicare il sito è sufficiente), se poi riesci a creare un gadget particolare ancora meglio.

Quando l’ente fieristicoti avviserà che potrai iniziare ad inviare il materiale fallo subito e fallo con un corriere di fiduciaassicurati che tutto arrivi in tempo. Per non avere sorprese un ulteriore consiglio che ti do è di far partire una tua persona di fiducia uno o due giorni prima della fiera in modo che sia lì durante l’allestimento dello stand, per verificare che sia tutto a posto e se qualcosa non va possa intervenire subito, oltre a controllare che il materiale sia arrivato a destinazione indenne e che possa anche prendere contatti con il servizio catering per riconfermare tutto quanto richiesto per il giorno della conferenza stampa.

Sarebbe bene che tu preparassi anche una valigia dedicata a del materiale informativo in più da portare con te nel caso mancasse qualcosa, soprattutto il materiale per la stampa.

Le cartelle stampa devono contenere comunicato stampa aziendale comunicati stampa relativi a notizie rilevanti precedenti oltre al comunicato relativo alla notizia che andrai a dare, una brochure illustrativa e una chiavetta USB con immagini ad alta risoluzione più i documenti appena menzionati ( meglio se in formato Word per il copia e incolla che il giornalista farà). Un po’ di cartelle stampa andranno lasciate anche nella sala stampa presente in fiera: se le porti prima della conferenza stampa lascia anche gli inviti. Ricordati di NON inserire il comunicato relativo alla notizia che andrai a dare perché il rischio è di rivelare la notizia anticipatamente, quello lo aggiungerai dopo l’evento quando andrai a togliere l’invito. I giornalisti in sala stampa guardano sempre nella bacheca dove si posiziona il materiale proprio per vedere se trovano qualcosa d’interessante.

Ricordati di condividere la tua partecipazione alla fiera anche sui social network sia pre che durante la fiera, basta un post al giorno ( dopo la conferenza stampa potrai condividere le uscite giornalistiche).

Per quanto riguarda le prenotazioni di alberghi e trasportise la persona che hai scelto per occuparsi dell’organizzazione è competente anche in questo ma soprattutto ha il tempo per poterlo fare,  puoi lasciare che se ne occupi. In caso contrario se hai un’agenzia viaggi di fiducia lascia tranquillamente gestire a loro il pacchetto completo.

Cerca sempre un hotel vicino alla fiera in modo da non dover “macinare” chilometri la mattina e la sera al rientro, dovendo prendere mezzi che ti stancano ulteriormente. Spesso l’ente fieristico crea delle convenzioni sia con gli hotel vicini che con quelli più lontani dal centro fieristico, con alcuni di quest’ultimi per cercare di agevolare i  partecipanti a volte riescono a concordare anche dei transfer tramite dei bus navetta, che facciano su e giù fra hotel e fiera.

Anche la parte relativa all’organizzazione logistica del viaggio con pernottamento ( soprattutto nel caso di mete lontane) non farla MAI sotto data, rischi di non trovare posto o pagare tutto molto più caro oltre agli eventuali imprevisti che possono capitare nel frattempo, falla sempre con anticipo in modo da evitare spiacevoli inconvenienti.

Bene mi sembra di averti detto tutto, diciamo che questo è un piccolo vademecum ma sono sicuro ti sarà utile e se così non fosse scrivimi che ne discutiamo meglio e come posso aiutarti!

Per me la tua opinione conta!

Scrivimi compilando il form che trovi cliccando qui.

Hai Dubbi o Domande?

Call

Sei un Imprenditore?

Hai mai pensato di effettuare una DIAGNOSI AZIENDALE®?

Clicca ora sul pulsante per ricevere maggiori informazioni e schedulare la tua sessione.

Categorie

Articoli Recenti

Hai Dubbi o Domande?

Call

Sei un Imprenditore?

Conosci il sistema che utilizzano le aziende per crescere velocemente?

Accedi ora GRATIS al WORKSHOP PMI SYSTEM

    Torna in alto