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Come creare un mansionario aziendale in 5 mosse

Le vanity metrics, il microcopy, le KPI... e poi quando chiama un cliente non c'è nessuno che si prenda la briga di rispondere, o di fornire assistenza, o di occuparsi di un reso. A dare ascolto allo stuolo di guru che affollano il web, la creazione di un mansionario aziendale sembra fare parte del passato. Sì perché nel futuro ci sono loro, i social media, Youtube, l'intelligenza artificiale... tutto bellissimo, ma che senso ha parlare di questo se prima non pensiamo di assegnare una mansione a ciascuno dei membri del nostro team? Che senso ha investire migliaia di euro al mese in marketing e advertising se poi il servizio clienti non è in grado di soddisfare le aspettative del pubblico? Che tu ci credo o no, la disorganizzazione è imperante e accomuna migliaia di PMI in tutta Italia (e anche all'estero, perché tutto il mondo è paese). Proprio così, caro imprenditore: da una parte si investe per avere cliente, dall'altra non si sa come gestirli!!

E una buona gestione, d'altra parte, dipende in modo diretto da una buona organizzazione, cioè da un buon mansionario dove sono specificati i compiti e i ruoli di ciascuno. Se non si sa chi fa cosa, si è destinati a una pessima amministrazione del proprio business, con pesanti conseguenze a livello di risultati e fatturato. Voglio quindi condividere con te cinque mosse, ovvero cinque step utili alla creazione di un mansionario degno di questo nome. Seguendo questi passaggi potrai dare vita a un metodo di lavoro all'altezza delle aspettative, grazie al quale portare la tua azienda a un giro di affari superiore.

1) STABILISCI OBIETTIVI E RELATIVE STRATEGIE

Incredibile ma vero: ogni volta che ti appresti a intervenire sull'infrastruttura della tua azienda, lo devi fare sempre in un'ottica mirata. Questo vale anche per il tuo mansionario. Prima di assegnare compiti e mansioni, devi sapere che cosa ti occorre, ovvero quali sono i tuoi obiettivi e goal. Vuoi aumentare il fatturato, certo, ma forse vuoi anche tracciare il processo di blue print, o implementare uno o più tripwire nella tua offerta, o valorizzare la gestione del servizio clienti... ti sembrerà scontato, ma ci sono tanti modi per aumentare gli incassi, e non tutti passano per il marketing. Se il tuo business ha ricevuto cattive recensioni perché incapace di gestire il flusso di richieste, puoi investire tutti i soldi che vuoi, ma non otterrai mai un guadagno congruo. Al contrario, investendo su aspetti collaterali potresti piano piano beneficiare di quel ritorno di immagine fondamentale per spingere le vendite. Ragiona quindi sulla tua strategia, perché ti sarà di aiuto per la mossa successiva, la definizione delle mansioni.

2) DEFINISCI LE POSIZIONI E LE FIGURE CHE TI OCCORRONO

Prima di pensare a chi dovrà occuparsi di una determinata mansione, devi pensare a quali mansioni ti occorrono e quali sono invece per te superflue. Ragiona sempre in termini di priorità: non ti porterà a nulla aprire un punto vendita e ingaggiare un dipendente se prima non lavori sull'identità del tuo brand e dei tuoi prodotti. Né ti servirà qualcuno che segue i bandi per lavorare con la pubblica amministrazione se poi non hai sufficienti uomini e risorse per seguire le commesse vinte. Ecco perché ho messo al primo posto la strategia: perché se non sai dove vuoi andare a parare, non saprai mai quali figure e quali posizioni ti servono (grafico, copywriter, SEO specialist, web master, blogger, rappresentante, testimonial, ecc). Questa seconda mossa ti porterà ad affrontare la successiva con maggiore consapevolezza, individuando nel tuo team i candidati più adatti per affrontare le rispettive mansioni.

3) ASSEGNA A CIASCUN MEMBRO DEL TEAM IL SUO RUOLO

Quando sai quali sono i tuoi obiettivi, la tua strategia e di conseguenza le posizioni e le figure che ti occorrono per fare un buon lavoro, allora puoi passare alla terza mossa, ovvero all'assegnazione di un ruolo a ciascun membro del team. Questo frangente è molto delicato perché il rischio di forzare la mano è dietro l'angolo. Il caso tipico vede la povera segretaria diventare una specie di factotum, ricevendo incarichi e mansioni che non le appartengono. Un risultato del genere è determinato da ragioni di budget (non ci sono le risorse per assumere personale), ma anche dalla mancanza di una strategia, a sua volta collegata all'assenza di una visione (il secondo punto del nostro elenco). Sull'onda dell'emotività potresti ritenere opportuno assumere una social media manager (ce l'hanno tutti, giusto?), salvo poi capire che prima della social media manager ci sono altre priorità. E questo vale per i social media come per il sito web come per la pubblicità offline come per il customer care...

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4) INDIVIDUA I LIMITI E LE SITUAZIONI CRITICHE

A questo punto il mansionario è pronto, o quasi. Ciò che manca è definire le situazioni critiche, ovvero i limiti che devono rispettare i tuoi dipendenti e le persone che lavorano per te. A volte infatti si potrebbero creare frizioni se non addirittura scontri dovuti alla vicinanza fra ruoli, figure e responsabilità. Uno scenario questo da evitare, in quanto dannoso per la produttività e l'equilibrio del tuo sistema organizzativo. Nel mansionario dovresti quindi scrivere chi ha voce in capitolo in un certo ambito, e se più persone si occupano di aspetti affini sarà indispensabile nominare un responsabile. Attenzione quindi a porre dei paletti e dei vincoli ben precisi per delimitare le azioni di ciascun membro del tuo staff.

5) REDIGI IL TUO MANSIONARIO E CONDIVILO

Hai definito la tua strategia, hai individuato le posizioni che ti occorre coprire, hai assegnato a ciascun dipendente il suo ruolo e hai individuato i limiti e le situazioni critiche. Ottimo lavoro, non ti resta che passare alla mossa finale e redigere il tuo mansionario nel formato che preferisci (di solito un file PDF nel quale è riportata la tabella con i nomi e gli incarichi). Ti consiglio di preparare un documento con un minimo di appeal grafico, cercando di rendere la lettura e la fruizione del documento più gradevole. In caso contrario, rischi che il mansionario venga ignorato o male interpretato, vanificando così ogni sforzo. Lascio a te la parole: hai già preparato il tuo mansionario? Se la risposta è no, passa all'azione e mettiti all'opera al più presto!

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